450 Hasseltse winkels en horecazaken genereren elke dag extra omzet dankzij de razend populaire Hasseltbon. Stad Hasselt vertrouwde de digitalisering van de al langer bestaande papieren cadeaubon toe aan Brainlane. De samenwerking verliep uitstekend. Vicky Naten en Mary-Ann Smits van de dienst economie getuigen: “Dankzij het maatwerk kwam Brainlane als beste kandidaat uit de bus bij de aankoopprocedure. Alle gemaakte beloftes losten ze ook effectief in.” Voor Brainlane was het een hele eer om in eigen stad zo’n prestigieus project te mogen realiseren. Projectleider Kris Mesotten van Brainlane: “Hasselt heeft nu niet alleen een digitale en uiterst gebruiksvriendelijke Hasseltbon. Het achterliggende beheersplatform biedt de stad eindeloze mogelijkheden om extra voucherinitiatieven te lanceren. Vrijwel elke stad of gemeente in Vlaanderen zou gebaat zijn met deze online toepassing.”
Al vele jaren is de Hasseltbon uiterst geliefd om te geven, maar nog meer om te krijgen. Mary-Ann Smits van de stad Hasselt: “Vroeger was de Hasseltbon een volledig papieren verhaal. Elke verkochte bon had een uniek geprint nummer. Winkels leverden hun geïnde papieren bonnen met een overzichtslijst in bij de stad. Na het nodige controle- en telwerk volgde dan de uitbetaling. Voor al dit extra werk rekende de stad een handling fee aan van 3%.”
Horecabon in de coronacrisis
De coronacrisis bracht de digitalisering van de Hasseltbon onrechtstreeks in een stroomversnelling. Mary-Ann Smits: “Het stadsbestuur wilde de zwaar getroffen horecazaken ondersteunen met een Horecabon van 5 euro voor elke inwoner. We moesten dus in een mum van tijd 80.000 bonnen verspreiden in alle brievenbussen. Na de heropening van de horeca zouden er op korte termijn – zo hadden we het vermoeden – meteen grote aantallen bons worden gespendeerd via consumptie ter plaatse.”
Voor de stadsdiensten was het onmogelijk om enorme volumes inkomende papieren bons manueel te verwerken, waardoor er werd uitgekeken naar een digitale oplossing. “Na een snelle marktverkenning kwamen we tot de conclusie dat de bestaande voucherplatformen niet aan onze wensen voldeden. Vervolgens vroegen we aan enkele partijen waaronder Brainlane of zij het zagen zitten om op korte termijn een maatoplossing te realiseren. We wisten dat Brainlane ervaring had met digitale coupons. Brainlane bezorgde ons vervolgens een passend voorstel en ging met veel enthousiasme en gedrevenheid de uitdaging aan.”
"Tot ieders tevredenheid klaarde Brainlane de huzarenklus binnen de zes weken. Dat omvatte zowel het printen van de 80.000 papieren horecabons met de individuele QR-codes, het ontwikkelen van een centraal beheerplatform als het lanceren van een online ontwaardingsapp voor alle deelnemende horecazaken.” Mary-Ann Smits van Stad Hasselt
En nu de Hasseltbon
Na de uiterst geslaagde testcase met de tijdelijke Horecabon kon uiteraard de bestaande Hasseltbon niet achterblijven. Mary-Ann Smits: “Omdat het ging om een veel groter project moesten we werken met een bestek en de wettelijke procedure voor overheidsopdrachten. Verschillende kandidaten kregen na een marktverkenning de kans om een voorstel uit te werken en te presenteren. Naast de prijs hanteerden we verschillende criteria om op een objectieve basis het beste voorstel te selecteren. Brainlane kwam uiteindelijk met het sterkste voorstel voor de dag. Hun technisch voorstel sloot perfect aan bij wat wij voor ogen hadden. Dat zij eerder al de Horecabon succesvol hadden uitgewerkt én een gekend Hasselts bedrijf zijn, vergrootte alleen maar het vertrouwen.”
Bonnenplatform
Bij het uitwerken van de opdrachtbeschrijving keek Hasselt verder dan de Hasseltbon alleen. Vicky Naten: “Het digitaliseren van de Hasseltbon vormde voor ons het vertrekpunt in het bestek. Het verhaal is evenwel ruimer. We wilden een beheersplatform waar we in een latere fase op een eenvoudige manier nog bijkomende vouchers of bonnen aan kunnen toevoegen, permanent of tijdelijk. Voor een stadsbestuur dat op talrijke beleidsdomeinen actief is, vallen er talloze toepassingen te bedenken.”
Mooie uitdaging
“Uiteraard waren we bijzonder gemotiveerd”, lacht Kris Mesotten, projectleider bij Brainlane. “Zo’n mooi prestigieus project in je eigen stad konden we niet laten voorbijgaan. Met het hele team hebben we er onze schouders ondergezet. Bij zo’n project komen tal van facetten samen: QR-codes, gegevensuitwisseling, security, gebruiksvriendelijkheid, scanning, dashboards, beheertools,…. Omdat ik bijzonder goed wist welke technische en functionele klasbakken we in huis hebben, had ik er alle vertrouwen in. Voor het indienen van ons voorstel analyseerden we diepgaand de behoeftes van de stad Hasselt.
"We wisten dat we met ons maatwerk alle vermelde noden en wensen konden afvinken. Daarnaast hebben we onze expertise maximaal ingezet om nog bijkomende toegevoegde waarde te bieden. We stelden ons in de eerste plaats op als meedenkende partner, iets wat we in al onze projecten doen.” Kris Mesotten, projectleider bij Brainlane
Eén centraal beheerplatform
Het digitaliseren van een gemeentelijke cadeaubon omvat uiteindelijk verschillende technische onderdelen. Kris Mesotten: “De stad beheert alles vanuit het online managementplatform. Dit bevat ook een dashboard om de belangrijkste cijfers en evoluties op te volgen: verkoop van papieren en online bons, ontwaarding en uitbetalingen. Ook de deelnemende winkeliers en horecazaken worden via het platform beheerd. Ze schrijven zichzelf online in. Daarnaast kunnen eventuele extra vouchersoorten door de stad zelf worden aangemaakt met alle bijhorende parameters. Vanuit dit platform kan de stad perfect als helpdesk optreden bij vragen van deelnemende handelszaken of van burgers die een bon hebben aangekocht of willen inruilen. De flow van elke individuele bon kan tot in de kleinste details worden opgevolgd. Het systeem bevat verschillende tussentijdse checks om fraude te vermijden.”
Geïnde bonnen ontwaarden via de ontwaardingsapp
De deelnemende handelaars en winkeliers zelf werken met de ontwaardingsapp. Kris Mesotten: “Intuïtieve gebruiksvriendelijkheid stond hier centraal. Niet iedereen is digitaal even vaardig. Winkeliers en horecazaken moeten in een handomdraai en met verschillende toestellen of smartphones een geïnde bon ontwaarden. Hiervoor gebruiken we een zogeheten Progressive Web App (PWA). Deze combineert de functionele voordelen van echte native apps met de flexibiliteit van websites en mobiele applicaties.”
Deelnemende winkeliers en horecazaken ontvangen elk per e-mail een individuele magic link, zodat ze meteen kunnen starten. “Deze link leidt hen rechtstreeks naar de ontwaardingsapp én bevat meteen ook hun gebruikersnaam en wachtwoord.”
De stap naar een volledig online Hasseltbon
De digitale Hasseltbon bleef aanvankelijk uitsluitend een papieren cadeaubon, waarbij de ontwaarding dankzij de QR-code volledig werd gedigitaliseerd. De stad wilde evenwel ook de stap zetten naar een volledige online Hasseltbon. Vicky Naten: “Onze stadsapp vormde hiervoor de ideale digitale portefeuille. Brainlane werkte uitstekend samen met de ontwikkelaar van de stadsapp om de Hasseltbon te integreren. Via de voucher-API vindt de nodige gegevensuitwisseling plaats tussen beide applicaties. Je kan in de stadsapp allereerst je gekregen papieren Hasseltbonnen online bewaren, zodat je deze altijd op zak hebt. Daarnaast koop je via de app ook Hasseltbonnen digitaal aan en schenk je deze digitaal weg. Er komt in deze optie geen papier meer aan te pas, alles verloopt online.”
Verdubbeling van deelnemers sinds digitalisering
Na het ontwaarden van een bon volgt automatisch de uitbetaling. Vicky Naten: “Zowel de ondernemer als de stad hoeven hiervoor geen verdere tijdrovende acties te ondernemen. Daardoor hebben we de 3% handling fee laten vallen, wat deelname aan de Hasseltbon voor onze winkeliers en horecazaken alleen maar aantrekkelijker maakte. Het aantal deelnemers is sinds de digitalisering meer dan verdubbeld. Ook de verkoop ging fors de hoogte in. De digitalisering biedt voor alle partijen voordelen, wat de Hasseltbon op alle fronten sterker maakt.”
Een duidelijke toekomstvisie
Nu het voucherplatform zich bewezen heeft voor de Hasseltbon, groeien de ideeën voor bijkomende vouchers. Vicky Naten: “We werken al met het platform voor ons project van Broeikasbomen. Burgers konden online een voucher voor een Broeikasboompje aanvragen. Deze voucher ruilden ze dan in bij het afhalen van het boompje. Ook bij onze verkeersdienst groeien er ideeën om het platform in te zetten voor een parkeertoepassing. Het is heel fijn dat Brainlane ook na het lanceren actief blijft meedenken. Je voelt dat zij ook bijzonder fier zijn op wat ze in Hasselt gepresteerd hebben. Ze willen dat hun kindje goed werkt, het moet ‘af’ zijn. Als er extra functionaliteiten nodig zijn, denken ze altijd flexibel met ons mee. Meestal komen ze met bijkomende suggesties waar we zelf nog niet aan gedacht hadden.”
